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Règlement des litiges : que dit le texte du code de conduite ?

Règlement des litiges nationaux

À travers son code pour de bonnes pratiques commerciales, la concertation de la chaîne belge met à disposition un instrument flexible pour le règlement par étapes des infractions présumées aux principes de bonnes pratiques selon un modèle consensuel.

L’engagement des signataires du code de conduite à privilégier la prévention des litiges, avant de passer à la gestion des litiges et au renvoi formel de ceux-ci vers le Comité de gouvernance, constitue un aspect fondamental de notre approche. Les signataires du code optent résolument pour le modèle de concertation comme stratégie de règlement des litiges et des désaccords dans le cadre de leurs relations réciproques.

Mais comment fonctionnent concrètement la prévention et la gestion ultérieure des litiges dans le cadre du code pour de bonnes pratiques commerciales ? Vous trouverez ci-dessous quelques directives concernant l’application de la procédure de règlement des litiges. Si vous dérogez à ces directives lors du traitement d’un litige, il est important, aux fins de la recevabilité de votre plainte (agrégée) au sein du Comité de gouvernance, que vous puissiez justifier pourquoi cela s’est avéré nécessaire.

Prévention des litiges

En cas de désaccord quant à l’application des principes de bonnes pratiques, l’acheteur et le fournisseur tentent de régler le différend à l’amiable. Ils impliquent leurs différents niveaux décisionnels et personnes de contact « gestion des litiges » respectifs dans le processus de négociation. Les personnes de contact « gestion des litiges » identifient les faits à l’origine du litige, discutent des besoins/attentes de chacun, recherchent une solution durable et acceptable pour tous et formalisent l’accord – le cas échéant – de manière structurée.

Gestion des litiges

Si l’acheteur et le fournisseur ne sont pas parvenus à se mettre d’accord au terme des négociations, l’un d’eux peut en référer à sa fédération ou au président du Comité de gouvernance. Si le litige concerne une entreprise qui a signé le code de conduite mais n’est pas membre d’une fédération représentée au sein du Comité de gouvernance, cette entreprise peut déposer plainte directement auprès du président du Comité de gouvernance.

S’il ne s’agit pas d’une plainte isolée, la fédération ou le président peut, avec l’accord du plaignant, relier cette plainte à d’autres plaintes et proposer de rechercher une solution par le biais du Comité de gouvernance. Dans ce cas, les plaintes sont agrégées et les plaignants optent pour une gestion multilatérale du litige. S’il s’agit d’une plainte isolée ou si cette option a la préférence du plaignant, ce dernier peut opter pour une gestion bilatérale/individuelle du litige.

Dans le cadre de la gestion des litiges, nous distinguons ainsi litiges individuels et litiges agrégés.

Litiges individuels

Les plaignants sont supposés déployer tous les efforts raisonnables afin de recourir d’abord aux procédures les plus faciles, rapides et moins coûteuses en vue de résoudre leurs litiges. Le plaignant peut choisir la méthode de résolution du litige. Dans ce cadre, il donne la préférence à une procédure de médiation externe ou via le Comité de gouvernance plutôt qu’à une procédure d’arbitrage ou judiciaire. Les procédures de médiation et d’arbitrage nécessitent l’accord des deux parties. La médiation est un processus structuré de gestion des litiges qui implique la participation d’un tiers indépendant et impartial. Ce médiateur externe, agréé par la Commission fédérale de médiation, aide les parties à trouver une solution qui soit acceptable pour toutes. L’accord ainsi dégagé peut être homologué par le tribunal si nécessaire et peut être facilement exécuté. Le recours à un médiateur agréé suspend le cours de la prescription.

Les méthodes suivantes, par ordre croissant de complexité, rapidité et coût, sont donc envisageables:

Négociation commerciale
Options contractuelles
Résolution interne des litiges
Médiation(*)/arbitrage nécessitant l’accord des deux parties
Méthodes « juridictionnelles ».

(*) Le Comité de gouvernance traite les plaintes individuelles introduites pour non-respect d’obligations procédurales (exemples de telles infractions : dans le cas d’une PME ou d’une GE, l’absence de personne de contact ; dans le cas d’une GE, l’absence de responsable désigné pour la réception des plaintes ou de procédure de traitement des plaintes).

Les plaintes de ce type peuvent être notifiées par courrier ou par mail au responsable de la fédération du plaignant. D’un commun accord entre les parties concernées, le Comité de gouvernance traite également les demandes de médiation dans le cadre de litiges individuels.

Litiges agrégés

Les membres des fédérations partenaires ayant signé le code de conduite peuvent soumettre les litiges survenus dans le cadre de leur activité quotidienne et qui constituent une infraction aux principes du code de conduite au responsable de leur fédération et ce, par courrier, par mail ou oralement.

Les entreprises qui ne sont pas membres d’une fédération partenaire peuvent introduire directement leur plainte auprès du Comité de gouvernance par le biais du président externe indépendant.

Le responsable de chacune des fédérations peut inviter le Comité de gouvernance à analyser un différend concernant une infraction sérieuse aux principes affectant plusieurs de ses membres et à faciliter la recherche d’une solution. Nous appelons les litiges de ce type des « litiges agrégés ».

Avant d’introduire une telle demande, les entreprises à l’origine de la plainte:

S’identifieront vis-à-vis de leur fédération ou du président externe indépendant;
Démontreront qu’elles ont tenté de parvenir à un accord avec la partie adverse (prévention des litiges).

Le président externe indépendant garantit l’anonymat aux entreprises qui souhaitent introduire une plainte agrégée de manière anonyme, le cas échéant via la fédération concernée.

La fédération informe les entreprises à l’origine de la plainte quant à la nature de la procédure et au fait que celle-ci n’entraînera pas la suspension de la prescription éventuellement applicable et s’assure que chacune de ces entreprises accepte de prendre part à cette procédure multilatérale de gestion des litiges agrégés.

La fédération adresse ensuite la demande au président du Comité de gouvernance, qui reçoit la plainte motivée. La fédération peut demander au président de garantir l’anonymat des entreprises à l’origine de la plainte. Le président informe le Comité de gouvernance concernant le nombre d’entreprises concernées par la plainte.

Par plainte déposée, le Comité de gouvernance facture des frais de dossier forfaitaires d’un montant de 350 euros.

Traitement des litiges par le Comité de gouvernance

Le Comité de gouvernance examine la recevabilité de la plainte. Pour être recevable, la plainte doit être complète et contenir au minimum les éléments suivants :

Identification de l’entreprise ou des entreprises concernée(s) (sous réserve éventuelle d’une clause de confidentialité) ;
Déclaration dûment motivée des personnes de contact « gestion des litiges » des entreprises concernées selon laquelle les négociations avec la partie adverse n’ont pas abouti à une solution satisfaisante et l’infraction aux principes du code de conduite persiste ;
Identification des principes du code concernés par la plainte et explications concernant la manière dont ces principes ont été violés concrètement.

Le Comité de gouvernance tente de réconcilier les parties et applique lors son évaluation le principe de base « appliquez ou expliquez » (« comply or explain »). « Appliquez ou expliquez » signifie que tant les acheteurs que les fournisseurs peuvent, dans leur « déclaration de relations équitables entre fournisseurs et acheteurs », prévoir des dérogations aux recommandations de ce code pourvu qu’ils clarifient leur politique en la matière.

Si le Comité de gouvernance ne parvient pas à réconcilier les parties, il peut :

Recommander aux parties de désigner un médiateur agréé afin de débuter une procédure de médiation (les coûts de cette médiation sont à charge des parties) ;
Formuler une recommandation non contraignante à l’attention des parties concernant la résolution du litige.

Les entreprises concernées et le Comité de gouvernance doivent respecter leur obligation de confidentialité afin de donner au processus de conciliation toutes les chances d’aboutir. Cette obligation de confidentialité s’applique à l’ensemble des échanges au cours du processus de conciliation ainsi qu’à l’issue de ce processus de conciliation. Les parties s’abstiendront de toute communication publique (y compris dans les médias). En cas de non-respect de l’obligation de confidentialité, il sera mis un terme au processus de conciliation via le Comité de gouvernance.

Les entreprises concernées et le Comité de gouvernance s’engagent à s’abstenir de toute action susceptible de causer un préjudice économique à la partie adverse pendant la durée du processus de conciliation.

Règlement des litiges transfrontaliers

Les litiges transfrontaliers sont également traités. S’il s’agit d’un litige agrégé, l’entreprise en[3t4] fait part à sa fédération, qui soumet le dossier au Comité de gouvernance du code de conduite belge, lequel le transmettra à son tour au Groupe de gouvernance européen, qui examinera la plainte et rendra des avis et interprétations.