Geschillenregeling: Wat zegt de tekst van de gedragscode?

Behandeling van nationale geschillen

Het Belgisch ketenoverleg biedt met de code goede handelspraktijken een flexibel instrument aan om potentiële inbreuken op de principes van goede praktijken stapsgewijs in een consensusmodel uit te praten.

Fundamenteel in onze aanpak is dat de toetreders tot de gedragscode zich verbinden om eerst werk te maken van de preventie van geschillen alvorens over te gaan tot het beheer van geschillen en het formeel aanhangig maken van geschillen bij het governance comité. Ondertekenaars van de code kiezen resoluut voor het overlegmodel als strategie om het geschil op te lossen en onenigheden weg te werken in hun onderlinge relatie.

Maar hoe gaat de preventie en uiteindelijk het beheer van geschillen in het kader van de code goede handelspraktijken concreet in haar werk? Hieronder vindt u enkele richtsnoeren over de toepassing van de geschillenregeling. Indien u bij de behandeling van een geschil afwijkt van deze richtsnoeren is het voor de ontvankelijkheid van uw (geaggregeerde) klacht bij het governance comité belangrijk dat u kan onderbouwen waarom dit noodzakelijk was.

Preventie van geschillen

Bij een meningsverschil over de toepassing van de principes voor goede praktijken, trachten de koper en de aanbieder het geschil in der minne te regelen. Ze betrekken de verschillende beslissingsniveaus binnen hun bedrijf en de contactpersoon 'geschillenbeheer' van beide partijen in een onderhandelingsproces. De contactpersonen 'geschillenbeheer' identificeren de feiten die aan de basis van het geschil liggen, bespreken ieders behoeften/desiderata, zoeken een behoorlijke en duurzame oplossing voor iedereen en formaliseren het akkoord - in voorkomend geval - op een gestructureerde manier.

Beheer van geschillen

Indien de koper en de aanbieder na hun onderhandelingen geen akkoord bereiken, kan één van hen dat meedelen aan zijn beroepsorganisatie of aan de voorzitter van het governance comité. Indien het geschil betrekking heeft op een onderneming die de gedragscode ondertekend heeft en die geen lid is van een beroepsorganisatie vertegenwoordigd in het Governance comité, kan deze onderneming haar klacht rechtstreeks indienen bij de voorzitter van het Governance comité.

Als het niet om een opzichtzelfstaande klacht gaat, kan de beroepsorganisatie of de voorzitter, met instemming van de klager, deze klacht bij andere klachten voegen en voorstellen om een oplossing te zoeken via het Governance comité. In dat geval worden de klachten geaggregeerd en kiezen de klagers voor een multilateraal beheer van het geschil. Als het om een opzichzelfstaande klacht gaat of wanneer de klager dat verkiest, opteert hij voor een bilateraal/individueel beheer van het geschil.

We maken binnen het geschillenbeheer dus een onderscheid tussen individuele geschillen en geaggregeerde geschillen.

Individuele geschillen

Aanklagers zijn verondersteld om redelijkerwijs al het nodige te doen om eerst toevlucht te nemen tot de gemakkelijkste, snelste en goedkoopste procedures om hun geschillen op te lossen. De aanklager mag de methode kiezen voor de geschillenbeslechting. Hij geeft daarbij de voorkeur aan externe bemiddeling of aan de procedure via het Governance comité, boven arbitrage of de rechtbank. Bemiddeling en arbitrage vereisen de toestemming van beide partijen. Bemiddeling is een gestructureerd proces voor geschillenbeheer dat de deelname van een neutrale, onafhankelijke en onpartijdige derde impliceert. Die externe bemiddelaar, die wordt erkend door de Federale Bemiddelingscommissie, begeleidt de partijen bij het zoeken naar een oplossing die voor alle partijen aanvaardbaar is. Dit akkoord kan indien nodig door de rechtbank worden gehomologeerd en kan gemakkelijk worden uitgevoerd. Bemiddeling met een erkende bemiddelaar schorst de verjaringstermijn.

De volgende methodes, in opgaande volgorde van complexiteit, traagheid en kost, kunnen dus overwogen worden:

• Commerciële onderhandeling
• Contractuele opties
• Interne geschillenbeslechting
• Bemiddeling(*)/arbitrage die de toestemming van beide partijen vereisen
• “Jurisdictionele” methodes.

(*) Het Governance comité behandelt individuele klachten inzake inbreuken op procedureverplichtingen (voorbeelden van dergelijke inbreuken: in het geval van KMO's en GO's het ontbreken van een contactpersoon, in het geval van GO's ontbreken vn het aanduiden van een verantwoordelijke voor de ontvangst van de klachten, ontbreken van een procedure voor het behandelen van klachten).

Dergelijke klachten kunnen worden ter kennis gebracht per brief of mail bij de verantwoordelijke van de beroepsvereniging van de klager. in onderling akkoord tussen de betrokken partijen, behandelt het Governance comité ook aanvragen tot bemiddeling in individuele geschillen.

Geaggregeerde geschillen

De leden van de partner-organisaties die de Gedragscode hebben ondertekend kunnen geschillen uit hun dagelijkse praktijk die een inbreuk vormen op de principes van de gedragscode aanhangig maken bij de verantwoordelijke van hun beroepsorganisatie, per brief, mail of mondeling.

Bedrijven die niet zijn aangesloten bij een betrokken beroepsorganisatie kunnen hun klacht rechtstreeks indienen bij het Governance comité via de onafhankelijke voorzitter.

De verantwoordelijke van elk van de beroepsorganisaties kan het Governance comité verzoeken om een geschil over een ernstige inbreuk op de principes die meerdere van hun leden treft te analyseren en een oplossing te faciliteren. Dit soort geschillen noemen wij geaggregeerde geschillen.

Alvorens dit verzoek in te dienen, zullen de klagende ondernemingen:

• Zich identificeren ten aanzien van hun beroepsorganisatie of de externe onafhankelijke voorzitter
• onderbouwen dat zij getracht hebben om een akkoord te bereiken met de tegenpartij (preventie van geschillen).

Voor bedrijven die anoniem een geaggregeerde klacht willen formuleren, garandeert de externe onafhankelijke voorzitter de anonimiteit, desgevallend via de betrokken beroepsorganisatie.

De beroepsorganisatie informeert de klagende ondernemingen over de aard van de procedure en het feit dat deze de eventueel toepasselijke verjaringstermijn niet schorst en verzekert zich ervan dat iedere klagende onderneming aanvaardt om deel te nemen aan deze multilaterale procedure voor geaggregeerd geschillenbeheer.

De beroepsorganisatie richt vervolgens het verzoek aan de voorzitter van het Governance comité, die de onderbouwde klacht ontvangt. De beroepsorganisatie kan de Voorzitter vragen om de anonomiteit van de klagende onderneming te garanderen. De voorzitter brengt het Governance comité op de hoogte van het aantal ondernemingen waarop de klacht betrekking heeft.

Per ingediende klacht rekent het Governance comité een forfaitaire dossierkost van 350 euro aan.

Behandeling van geschillen door het Governance comité

Het Governance comité onderzoekt de ontvankelijkheid van de klacht. Om ontvankelijk te zijn, moet de klacht volledig zijn en minstens de volgende elementen bevatten:

• Identificatie van de betrokken onderneming(en) (onder eventueel voorbehoud van vertrouwelijkheid);
• Omstandig gemotiveerde verklaring van de contactpersonen 'geschillenbeheer' van de betrokken ondernemingen dat de onderhandelingen met de tegenpartij  niet tot een bevredigende oplossing hebben geleid en de inbreuk op de principes van de gedragscode blijft bestaan;
• Identificatie van de principes van de Code waarop de klacht betrekking heeft en toelichting van de wijze waarop deze principes concreet zijn geschonden.

Het Governance comité tracht de partijen te verzoenen en volgt in haar evaluatie het basisprincipe “pas toe of leg uit” (comply or explain).“Pas toe of leg uit” betekent dat zowel aanbieders als kopers in hun “verklaring van faire relaties tussen aanbieders en kopers” afwijkingen kunnen voorzien op de aanbevelingen van deze Code mits toelichting van hun beleid ter zake.

Als het Governance comité er niet in slaagt om de partijen te verzoenen, kan het:

• De partijen aanbevelen om een erkende bemiddelaar aan te stellen om een bemiddelingsprocedure te starten (de kosten van deze bemiddeling zijn ten laste van de partijen);
• De partijen een niet-bindende aanbeveling doen m.b.t. de oplossing van het geschil.

De betrokken ondernemingen en het Governance comité moeten de vertrouwelijkheid respecteren om alle kansen te bieden op het slagen van het verzoeningsproces. Deze verplichting tot vertrouwelijkheid betreft alle uitwisselingen tijdens het verzoeningsproces. De vertrouwelijkheid geldt tijdens en na de verzoening. Ze onthouden zich van elke publieke communicatie (inclusief in de media). Bij gebrek aan respect van het vertrouwelijkheidsengagement wordt het verzoeningsproces via het Governance comité stopgezet.

De betrokken ondernemingen en het governance comité verbinden zich te onthouden van elke actie die economische schade kan berokkenen aan de tegenpartijtijdens de looptijd van het verzoeningsproces.

Behandeling van grensoverschrijdende geschillen

Ook grensoverschrijdende geschillen worden aangepakt. Indien het een geaggregeerd geschil is kaart ik dit aan bij mijn beroepsfederatie die het dossier voorlegt aan het Governance comité van de Belgische gedragscode. Het Governance comité zal het op zijn beurt doorgeven aan de Europese Governance group die de klacht zal onderzoeken en leidraden en interpretatie verstrekken.